Sprawozdanie z realizacji planu audytu w 2022 roku

LP

. Imię i nazwisko

Nazwa stanowiska

Numer telefonu

Adres poczty

elektronicznej

Wymiar czasu pracy(w etatach)

Kwalifikacje zawodowe

Udział w szkoleniach w roku

sprawozdawczym (w dniach)

1

Urszula Wawruszczak

Audytor

95 760 3004 wewn. 114

audytor@debno.pl

1

Studia + praktyka

Certyfikat CGAP nr 5161

Szkolenie QA

6

LP

Temat zadania audytowego

Zadanie

zapewniające (Z)

albo czynność

doradcza (D)

Audyt

wewnętrzny

zlecony

Typ obszaru działalności,

w którym

przeprowadzono zadanie audytowe

Liczba audytorów

wykonujących

zadanie audytowe

Czas przeprowadzenia

zadania audytowego

(osobodni)

Powołanie

rzeczoznawcy

1

Zarządzanie zasobem mieszkaniowym Gminy

Z

NIE

Podstawowy

1

15

Zadanie rozpoczęte,
 w trakcie realizacji.

NIE

2

Utrzymanie budynków użyteczności publicznej

Z

NIE

Podstawowy

1

15

Zadanie rozpoczęte,
 w trakcie realizacji.

NIE

3

Procedury przetargowe powyżej 30 000 euro

Z

NIE

Wspomagający

1

0

Zadanie nie rozpoczęte ze względu na ograniczenia czasowe – absencja chorobowa audytora. Zadanie będzie realizowane w 2023 roku.  

NIE

4

Kontynuacja zadań zapewniających z poprzedniego roku:

Z

NIE

Podstawowy i wspomagający

60

NIE

A

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…  - SP2”

Wspomagający

1

Zadanie zakończone

NIE

B

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…  - SP3

Wspomagający

1

Zadanie zakończone

NIE

C

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…  - SP Sarbinowo”

Wspomagający

1

Zadanie zakończone

NIE

D

Prowadzenie spraw kadrowych OPS

Z

NIE

Wspomagający

1

Zadanie realiz. w 3 jedn.

Zadanie zakończone w OPS

NIE

E

Prowadzenie spraw kadrowych OSIR

Z

NIE

Wspomagający

1

Zadanie realiz. w 3 jedn.

Zadanie zakończone w OSIR

NIE

F

Prowadzenie spraw kadrowych UM Dębno

Z

NIE

Wspomagający

Zadanie realiz. w 3 jedn.

Kontynuowane - na końcowym etapie audytu

NIE

G

Zarządzanie kryzysowe

Z

NIE

Podstawowy

1

Zadanie kontynuowane,
na etapie sporządzania sprawozdania.

NIE

H

Ewidencja mienia Gminy (nieruchomości) i sposób ich wykorzystania

Z

NIE

Podstawowy

1

Zadanie na etapie realizacji. Ze względu na absencję chorobową audytora będzie kontynuowane w 2023 roku

NIE

LP

Temat zadania audytowego

Zadanie

zapewniające(Z)

albo czynność

doradcza (D)

Efekty

przeprowadzenia

zadania

audytowego

Podstawowe zalecenia

lub opinie i wnioski

Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia

lub opinie i wnioski

1

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…  - SP2”

Z

5 rekomendacji

REKOMENDACJE:

1. Wszelkie zarządzenia i procedury powinny być wprowadzane przez Dyrektora w formie Zarządzenia. Wskazanym jest w zamieszczonych na stronie internetowej, dokumentach, uzupełnienie informacji o dacie i sposobie wprowadzenia regulaminów i procedur oraz zamieszczanie w nagłówku lub stopce taką informację w przypadku załączników do zarządzenia Dyrektora stanowiących odrębny regulamin lub procedurę. Niedopuszczalne jest zaakceptowanie przez Dyrektora dokumentu z wykropkowanym miejscem do wpisania daty lub innych informacji.

2. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem książki obiektu budowlanego, aby wpisy przeglądów i remontów były dokonywane na bieżąco oraz aby do każdego protokołu z przeglądu były załączone dokumenty poświadczające posiadanie uprawnień osób którym zlecono ich przeprowadzenie.

3. Wskazanym jest przeszkolenie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie akt osobowych oraz zwiększenie nadzoru nad terminowością badań lekarskich i szkoleń BHP   

4. Wskazuje się na konieczność ponownego opracowanie zasad/regulaminu kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej Nr 2 w Dębnie, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, obejmując zakresem opracowania zasady identyfikacji, analizy i oceny ryzyka.

5. W toku czynności sprawdzających zwracano uwagę na brak złożenia informacji o stanie kontroli  zarządczej. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej należy sporządzać na drukach zgodnych z Zarządzeniem Burmistrza Dębna nr 106/49/2012 z 14.12.2012 roku w sprawie kontroli zarządczej w gminie Dębno.

2

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…  - SP3

Z

4 rekomendacje

REKOMENDACJE:

1. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem książki obiektu budowlanego, aby wpisy przeglądów i remontów były dokonywane na bieżąco oraz aby do każdego protokołu z przeglądu były załączone dokumenty poświadczające posiadanie uprawnień osób którym zlecono ich przeprowadzenie.

2. Skierowanie na szkolenie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie akt osobowych   

3. Zwiększenie nadzoru nad wykonywanymi przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie akt osobowych czynnościami w ramach kontroli zarządczej

4. Sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na drukach odpowiednich, zgodnych z Zarządzeniem Burmistrza Dębna nr 106/49/2012 z 14.12.2012 roku w sprawie kontroli zarządczej w gminie Dębno

Ryzyko kadrowe

Ryzyko oszustwa

Ryzyko prawne

Ryzyko nadużyć

3

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…  - SP Sarbinowo”

Z

3 rekomendacje

REKOMENDACJE:

1. Dokonanie przeglądu wewnętrznych regulaminów i procedur w tym Regulaminu kontroli zarządczej ich aktualizacja i ustalenie sposobu łatwego dostępu dla wszystkich pracowników

2. Pouczanie pracowników, przy przekazywaniu skierowania na badanie, że nie zostaną dopuszczeni do pracy bez ważnych badań lekarskich. Należy w przypadku opóźnienia wykonania okresowych badań lekarskich odmówić pracownikowi dopuszczenia do wykonywania pracy.

3. Uzupełnienie dokumentacji stanowiącej załączniki do książki obiektu budowlanego o kopie uprawnień osoby dokonującej przeglądu.

4

Prowadzenie spraw kadrowych OPS

Z

5 rekomendacji

REKOMENDACJE:

1. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem akt osobowych pracowników z uwzględnieniem terminowości szkoleń i kierowania na badania lekarskie.

2. Opracowanie zasad lub procedury wskazującej zakres dokumentacji i czynności do zrealizowania przy zatrudnianiu pracownika.

3. Poprawienie spisów dokumentów w aktach osobowych pracowników z uwzględnieniem szczegółowego przeglądu dokumentacji oraz ewentualnego ponownego jej ponumerowania.

4. Wpięcie do akt pracowników udzielonych pracownikowi upoważnień, w tym do przetwarzania danych osobowych.

5. Wyłączenie z dokumentacji pracowniczej dokumentów podatkowych (PIT-2)

5

Prowadzenie spraw kadrowych OSIR

Z

9 rekomendacji

REKOMENDACJE:

1. Opracowanie zasad systemu kontroli zarządczej w OSiR w Dębnie

2. Opracowanie zasad przeprowadzania analizy i oceny ryzyka realizowanych zadań oraz regularne przeprowadzanie tych czynności zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

3. Przekazywanie przez Dyrektora jednostki informacji o stanie kontroli zarządczej.

4. Regularne dokonywanie przeglądu wewnętrznych regulaminów i procedur pod względem oceny ich aktualności.

5. Kierowanie pracowników, którym powierza się istotne zadania, na szkolenia niezbędne do wykonywania powierzonych mu czynności.

6. Przestrzeganie terminów realizacji szkoleń okresowych BHP tzn. organizowanie ich przed upływem okresu ich ważności.

7. Przestrzeganie terminów kierowania pracowników na badania okresowe oraz nie dopuszczanie do pracy pracowników nie posiadających aktualnych badań lekarskich tzn. kierowanie pracowników na kolejne badania okresowe przed upływem okresu ich ważności.

8. Wyłączenie z akt osobowych dokumentacji podatkowej (PIT-2)

9. Zwrócenie szczególnej uwagi na poprawność dokumentów związanych z pracą,  stanowiących dokumentację pracowniczą.(Daty, potwierdzenie przyjęcia przez pracownika).

W tabeli umieszczono tylko zadania zakończone w 2022 roku

LP

Temat zadania audytowego, którego dotyczą

czynności sprawdzające

Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających

(w osobodniach)

Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających

czynności sprawdzające (w etatach)

1

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania Bezpieczeństwo informacji (legalność oprogramowania, bezpieczeństwo informatyczne i fizyczne Urzędu i ochrona danych osobowych)

2

1

2

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania „Prowadzenie spraw kadrowych”

2

1

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadz.  spraw  bhp  i  p-poż…

2

1

LP

Temat zadania zapewniającego lub przedmiot

czynności doradczej

Zadanie zapewniające (Z)

albo czynność doradcza (D)

Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub

czynności doradczej

1

Zarządzanie zasobem mieszkaniowym Gminy

Zadanie  zapewniające

Zadanie rozpoczęte. Nie zrealizowano ze względu na absencję chorobową audytora oraz konieczność zakończenia zadań z poprzednich okresów

2

Utrzymanie budynków użyteczności publicznej

Zadanie  zapewniające

Zadanie rozpoczęte. Nie zrealizowano ze względu na absencję chorobową audytora oraz konieczność zakończenia zadań z poprzednich okresów

3

Procedury przetargowe powyżej 30 000 euro

Zadanie  zapewniające

Zadanie nie rozpoczęte. Nie zrealizowano ze względu na absencję chorobową audytora oraz konieczność zakończenia zadań z poprzednich okresów

4

Zadania kontynuowane z poprzednich okresów:

a

Prowadzenie spraw kadrowych UM Debno

Zadanie  zapewniające

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Będzie kontynuowane na początku 2023 roku

b

Ewidencja mienia Gminy (nieruchomości) i sposób ich wykorzystania

Zadanie  zapewniające

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Będzie kontynuowane na początku 2023 roku

c

Zarządzanie kryzysowe

Zadanie  zapewniające

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Zadanie kontynuowane na etapie sporządzania sprawozdania