Wydział Administracyjno – Organizacyjny (AO)

Wydział Administracyjno – Organizacyjny

Kierownik Wydziału Zofia Gajowniczek

Do podstawowych zadań Wydziału Administracyjno-Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, realizacją zadań wynikających z funkcji Burmistrza jako organu Gminy oraz spraw związanych z obsługą urzędu w zakresie zapewnienia materiałowo-technicznych warunków pracy, utrzymaniem stanu technicznego obiektów urzędu, a w szczególności:

1. realizacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:
   a) prowadzenie zbioru i rejestru Zarządzeń Wewnętrznych Burmistrza,
   b) prowadzenie zbioru i rejestru zamówień oraz umów zleceń realizowanych przez Wydział,
   c) prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń Burmistrza, Urzędu i podmiotów ze-wnętrznych,
   d) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
   e) zapewnienie właściwego rozdziału na wydziały korespondencji wpływającej do Urzędu,
   f) gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie rejestru pieczęci i stempli,
   g) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Burmistrza,
   h) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza oraz radców prawnych,
   i) organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza i jego Za-stępcę oraz obrad komisji i sesji Rady Miejskiej.
    
2.  prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem będącym w użytkowaniu urzędu, w tym:
   a) zawieranie umów na dostawy mediów,
   b) zapewnienie łączności telefonicznej Urzędu,
   c) zapewnienie ochrony fizycznej obiektów Urzędu,
   d) prowadzenie gospodarki środkami transportu będących w zasobach wydziału,
   e) zapewnienie utrzymania czystości w obiektach i dbałość o ich estetykę,
   f) przeprowadzanie postępowań o zamówienia na dostawę usług i zakup materiałów na potrzeby Urzędu,
   g) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowym Urzędu, w tym dokonywanie zakupów na bieżące potrzeby urzędu, jak i wyposażenia pomieszczeń biurowych,
   h) prowadzenie ewidencji wyposażenia Urzędu wraz z bieżącą kontrolą ich stanu,
   i) administrowanie budynkami Urzędu: dbanie o ich prawidłowe oznakowanie i wygląd oraz właściwe ich zabezpieczenie,
   j) prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami budynków i okresowym przeglądami; prowadzenie książek obiektu budowlanego,
   k) nadzór nad realizacją umowy z Inspektorem Ochrony Danych;
    
3. prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Sołectw w zakresie prowadze-nia zbioru rocznych sprawozdań z funkcjonowania Rad Sołeckich, protokołów z zebrań wiejskich oraz przekazywanie ich merytorycznym Wydziałom;
4. realizowanie zadań związanych z obsługą organizacyjną wyborów: Prezydenta RP, do Sejmu RP i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego, samorządowych, sołtysa i Rad Sołeckich oraz referendów ogólnokrajowych lub gminnych, w tym: prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem lokali wyborczych, obsługą Obwodowych Komisji Wyborczych oraz obsługą finansową wyborów;
5. realizacja Porozumienia Gminy Dębno z Powiatem Myśliborskim w zakresie utrzy-mania Filii Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Myśliborzu;
6. współpraca przy organizowaniu wszelkich obchodów rocznic, uroczystości i świąt.

Biuro Obsługi Klienta

Do zadań Wydziału w ramach Biura Obsługi Klienta należy:

1. udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
2. przyjmowanie i elektroniczna rejestracja pism i dokumentów oraz innej korespon-dencji wpływającej do urzędu;
3. obsługa centrali telefonicznej;
4. prowadzenie rejestrów korespondencji wychodzącej z urzędu;
5. obsługa systemów elektronicznych w zakresie korespondencji wychodzącej z Urzędu;
6. przyjmowanie opłat.

Biura Informatyki i Cyberbezpieczeństwa

Do zadań Wydziału w ramach Biura Informatyki i Cyberbezpieczeństwa należy prowadzenie spraw związanych z obsługą informatyczną Urzędu, a w szczególności:

1. nadzór nad funkcjonowaniem systemów informatycznych oraz programów wykorzy-stywanych przez pracowników Urzędu;
2. planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi infor-matycznej Urzędu, jego instalacja oraz aktualizacja na serwerach i stanowiskach komputerowych;
3. prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania;
4. administrowanie bazami danych, zapewnienie ich ochrony oraz wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych;
5. nadzór nad zachowaniem ciągłości pracy sieci informatycznej, w tym jej naprawy, modernizacja i rozbudowa;
6. nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania;
7. szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputero-wego;
8. zapewnienie informatycznej obsługi wyborów;
9. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu, w tym nadawanie upraw-nień dla redaktorów i pełnienie funkcji administratora BIP;
10. koordynacja systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie, m.in. poczta elektroniczna, internet, elektoniczny obieg dokumentów, podpis cyfrowy, e-boi, e-doręczenia;
11. zapewnienie bezpieczeństwa w obszarach takich jak:
    - sieci i aplikacje,
    - ochrona punktu końcowego,
    - dane osobowe,
    - zarządzanie tożsamością,
    - bazy danych i infrastruktury,
    - dane w chmurze,
    - odzyskiwanie danych po awarii,
    - zabezpieczenia techniczne firmowej sieci,
    - wdrażanie procedur związanych z cyberbezpieczeństwem Urzędu, w tym wdraża-nie odpowiednich systemów, programów i zakup sprzętu.

Pracownik Biura Informatyki i Cyberbezpieczeństwa wyznaczony został Administratorem Systemu Informatycznego (ASI), do którego zadań należy w szczególności zabezpieczenie danych w systemie informatycznym poprzez wdrożenie i eksploatację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem.