herb BIP - Urząd Miejski w Dębnie

www.debno.pl

Informacja z realizacji planu kontroli za I półrocze 2009


INFORMACJA Z REALIZACJI PLANU KONTROLI

ZA I PÓŁROCZE 2009

Plan kontroli na 2009 rok został opracowany i zatwierdzony przez Burmistrza Dębna w grudniu ubiegłego roku. Zgodnie z planem w I półroczu 2009 roku miały być przeprowadzone następujące kontrole:

  1. STOWARZYSZENIA- kontrola problemowa - sposób wykorzystania dotacji na cele realizowane ze środków pochodzących z budżetu Gminy 2008r., przekazanych na podstawie umowy o realizację określonych zadań. Termin: marzec/kwiecień 2009r.

  2. DĘBNOWSKI OŚRODEK KULTURY - kontrola problemowa - wykorzystanie środków publicznych z dotacji z budżetu Gminy -przestrzeganie procedur kontroli, prawidłowość i celowość zaciągania zobowiązań (kontrolą objąć co najmniej 5% ogólnej kwoty wydatków - art. 187 ustawy o finansach publicznych) Termin: maj 2009

  3. DĘBNOWSKIE TOWARZYSTWO BUDOWNICTWA SPOŁECZNEGO - kontrola problemowa - wykorzystanie środków publicznych z zaliczek na koszty eksploatacji z budżetu Gminy w 2008r.- na podstawie umowy o zarządzanie budynkami i lokalami komunalnymi Gminy Dębno, kontrola realizacji zaleceń po kontroli w 2008r. Termin: czerwiec 2009r.

  4. OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ - kontrola problemowa - wykorzystanie środków publicznych z budżetu Gminy -przestrzeganie procedur kontroli, prawidłowość i celowość zaciągania i ewidencji zobowiązań, zaangażowanie środków budżetowych (kontrolą objąć co najmniej 5% ogólnej kwoty wydatków - art. 187 ustawy o finansach publicznych);

Ad.1 W ramach kontroli sposobu wykorzystania dotacji na cele realizowane ze środków pochodzących z budżetu Gminy w 2008r wybrano losowo cztery stowarzyszenia działające w zakresie upowszechniania kultury fizycznej:

  1. Uczniowski Klub Sportowy „ARKADY” w Dębnie

  2. Uczniowski Klub Sportowy „OLIMPIA” w Smolnicy

  3. Klub Sportowy „MYŚLA” w Dargomyślu

  4. Klub Sportowy „SOKÓŁ” w Różańsku

W wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono, że Kluby sportowe wykorzystują dotacje celowo i zgodnie z przeznaczeniem. Największy problem dla klubów stanowi wymóg ustawowy prowadzenia pełnej księgowości. Jedynie UKS „OLIMPIA” w Smolnicy posiada prawidłowo prowadzoną ewidencję księgową. Biura rachunkowe działające na terenie Dębna nie podejmują się prowadzenia pełnej księgowości dla takich małych stowarzyszeń, przy tak małych środkach finansowych przeznaczonych na ten cel. Jedyne biuro, które podjęło się prowadzenia ewidencji księgowej dla KS „SOKÓŁ” w Różańsku i KS „MYŚLA” w Dargomyślu, robi to w sposób nierzetelny, niestaranny i nieprawidłowy (niezgodny z obowiązującymi przepisami). UKS „ARKADY” w Dębnie nie prowadzi w ogóle ewidencji księgowej. Do powtarzających się błędów i zaleceń należą:

    1. Brak prawidłowo opracowanej i wprowadzonej zarządzeniem polityki rachunkowości. Należy wprowadzić politykę rachunkowości zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. z 2002 Dz.U. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami);

    2. Brak opisów na fakturach czego dotyczą oraz brak dekretacji(oznaczenia kont na których zaewidencjonowano koszty i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania). Zaleca się na przyszłość dekretowanie i opisywanie faktur ze wskazaniem celu poniesionych kosztów, oraz źródła finansowania.

    3. Ewidencja księgowa prowadzona jest niezgodnie z ustawą o rachunkowości lub nie jest prowadzona wogóle. Nie ma możliwości poprawienia błędów poprzez korektę zapisów, dlatego zalecono wyprowadzenie ksiąg rachunkowych od początku z zastosowaniem obecnie obowiązujących przepisów.

AD.2 Dębnowski Ośrodek Kultury prowadzi działalność jako samorządowa instytucja kultury. Kontrola przeprowadzona w miesiącu maju potwierdziła celowość wydatkowania otrzymanych z budżetu jak i pozyskanych środków. W toku kontroli stwierdzono: dowody księgowe ujęte w ewidencji są sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby, wszystkie dowody posiadają dekretację i są opisane przez pracowników merytorycznych. W zakresie organizacji Instytucji stwierdzono drobne uchybienia w zakresie aktualizacji posiadanej dokumentacji:

    1. Obowiązująca Polityka rachunkowości wprowadzona w 2002 roku nie była dotychczas aktualizowana. Zrezygnowano z rozliczania kosztów według rodzaju działalności na kontach zespołu 5, jednak nie dokonano zmiany zapisów w Polityce rachunkowości. Ponieważ Ustawa o rachunkowości od 2002 roku uległa znacznym modyfikacjom, dlatego zaleca się zaktualizowanie Polityki rachunkowości, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących przepisów, gdyż Ustawa o rachunkowości od 2002 roku uległa znacznym modyfikacjom.

    2. Zapisy instrukcji obiegu dokumentów przewidują umieszczanie przy sprawdzeniu merytorycznym stosowanie innej pieczątki niż używana obecnie. Instrukcja zakłada w tym miejscu dodatkowy zapis o źródle finansowania. Pracownik merytoryczny opisując fakturę, dokonuje wskazania źródła finansowania więc zbędne jest powielanie tego zapisu przy sprawdzeniu merytorycznym. Zaleca się wprowadzenie tej zmiany w instrukcji obiegu dokumentów.

    3. Świadczenia z Funduszu socjalnego przyznawane pracownikom z okazji Świąt kościelnych są zgodne z regulaminem Funduszu, jednak nie są zgodne z zapisami Ustawy o Funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawanie ich w równej wysokości podważa zapisy ustawy mówiące o braniu pod uwagę sytuacji rodzinnej i materialnej przy przyznawaniu świadczeń. Zaleca się dostosowanie obowiązującego regulaminu do obowiązujących przepisów.

W zakresie gospodarki finansowej drobne uchybienia dotyczyły między innymi: sposobu rozliczania przewozu uczestników poszczególnych sekcji na występy i konkursy, braku rozliczenia paliwa zakupionego do kosiarki, celem utrzymania boiska i terenu wokół budynku. Ponadto w ramach zaleceń zobowiązano Dyrektora DOK do upoważnienia jeszcze jednej osoby do zatwierdzania dokumentów jak i do podpisywania czeków i przelewów , ponieważ upoważnione są tylko dwie osoby i wymagane są dwa podpisy, co w przypadku niespodziewanej nieobecności jednej z upoważnionych osób, może spowodować zakłócenie pracy instytucji. Zalecono również otwarcie wyodrębnionego rachunku bankowego, na który będą przekazywane wpłaty uczestników poszczególnych sekcji, którzy wpłacają w Ośrodku regularnie raz w miesiącu niewielkie kwoty, stanowiące ich wkład własny na przyszłe wyjazdy czy zakup strojów do tańca. Wpłaty te ewidencjonowane są na kontach zespołu 2 jako rozrachunki. Ponieważ są to środki nie stanowiące dochodu instytucji ani jej własności, nie powinny być ewidencjonowane na kontach bilansowych, oraz rozliczane wydatki tych środków, gdyż mogą zostać uznane za dochody instytucji, co wymagałoby objęcia ich podatkiem VAT

Środki z dotacji wydatkowane są celowo i zgodnie z założonym planem.

Ad.3 Kontrola w Dębnowskim Towarzystwie Budownictwa Społecznego Sp.z o.o. miała na celu sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków publicznych z zaliczek na koszty eksploatacji z budżetu Gminy w 2008r.- na podstawie umowy o zarządzanie budynkami i lokalami komunalnymi Gminy Dębno, kontrola realizacji zaleceń po kontroli w 2008r., oraz na podstawie złożonej informacji o realizacji zawartej umowy. Kontrola miała być przeprowadzona w terminie od 8 do 22 czerwca 2009r, jednak ze względu na rozszerzenie zakresu kontroli o sposób ewidencji oraz prawidłowość rozliczania i przekazywania dochodów z majątku gminy przedłużono termin kontroli do 30 czerwca 2009r. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono: rozliczenia zaliczek na koszty eksploatacji prowadzone są nieprawidłowo. Część faktur rozliczana jest według udziałów w całości budynków sprzedanych lokali a część według powierzchni lokali. Różnice wynikające z poszczególnych zasad rozliczeń spowodowane są brakiem pełnej inwentaryzacji mienia. Różnice te (dodatnie i ujemne) przy poszczególnych rozliczeniach są niewielkie, jednak dla poprawności rozliczeń powinny być jednolite. Nie wszystkie wydatki ponoszone na utrzymanie budynków i lokali kwalifikują się do rozliczania tymi metodami. Ewidentnym przykładem są przeglądy instalacji gazowych. Spółka wykonuje je we własnym zakresie obciążając kosztami ustalonymi według stawki za przegląd instalacji za mieszkanie(ilość a nie metraż) i za przegląd instalacji na klatce schodowej. W budynkach stanowiących własność gminy w całości, DTBS obciąża Gminę pełnymi kosztami przeglądów, natomiast w budynkach, w których są mieszkania gminne i własnościowe, rozlicza koszty przeglądów instalacji gazowych część według udziałów a część według metrów powierzchni mieszkań.

W zakresie kontroli sposobu ewidencji oraz prawidłowość rozliczania i przekazywania dochodów z majątku gmin stwierdzono, że ewidencja nie uwzględnia zaleceń zawartych w informacji stanowiącej załącznik do aneksu do umowy. Nie można na bieżąco ustalić dochodów Gminy. Wprowadzono wyodrębniony rachunek bankowy do rozliczeń z Gminą, jednak nie spełnia on swoich funkcji. Informacje o wysokości dochodów sporządzane są „z sufitu”, nie mają pokrycia w ewidencji księgowej. Dochody przekazywane są nieterminowo, dlatego spółka przekazuje należności dla gminy wraz z należnymi odsetkami. Odpowiedzialność za rozliczenia dochodów gminy ponosi Główny Księgowy spółki oraz Prezes.

Ad.4 Kontrola w Ośrodku Pomocy Społecznej, której rozpoczęcie planowane było na koniec miesiąca czerwca, w związku z przedłużeniem kontroli w DTBS Sp.z.o.o., rozpocznie się 14 lipca 2009r.

INSPEKTOR

ds. kontroli finansowej

mgr Urszula Wawruszczak

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Jarosław Olobry 15-07-2009 14:33
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Urszula Wawruszczak 15-07-2009
Ostatnia aktualizacja: - 15-07-2009 14:33